Wanneer een bedrijf het innen van openstaande rekeningen uit handen geeft aan een incassobedrijf noemt men dit debiteurenbeheer. Een incassobureau neemt regelmatig contact met de debiteur op, vaak via de telefoon, e-mail of per brief, om de openstaande schuld zo snel mogelijk te incasseren. Daarnaast kan een incassobedrijf ook een betalingsregeling met de schuldenaar treffen zodat het openstaande saldo in termijnen terugbetaald kan worden. Het bureau zal in eerste instantie een aanmaning versturen om alsnog het openstaande bedrag te innen bij uw debiteuren. Als het incassobedrijf na versturen van aanmaningen nog steeds geen geld heeft ontvangen, kan er een deurwaarder ingeschakeld worden. Een deurwaarder heeft een wettelijk beschermde status en een incassobedrijf niet. Dit betekent dat een incassobureau niet bevoegd is om juridische stappen te ondernemen om de schuld te vorderen. Zo zorgt debiteurenbeheer ervoor dat u geen omkijken meer heeft naar het incasseren van facturen en achterstallige betalingen. U ontvangt op deze manier altijd uw geld keurig op tijd. Een aanmaning is een brief waarin een debiteur op de hoogte wordt gesteld van het achterwege blijven van de betaling van een openstaande schuld.

Een aanmaningsbrief wordt meestal verstuurd in opdracht van een bedrijf of vereniging aan een ander bedrijf of een particulier. Een debiteur wordt met een aanmaning nogmaals verzocht het openstaande bedrag te voldoen. Soms wordt een aanmaning ook gebruikt om de debiteur op de hoogte te stellen van een verhoging van de schuld bij een langdurige achterstallige betaling. Wanneer een betaling langdurig achterwege blijft ondanks het versturen van aanmaningen, kan een bedrijf de hulp inschakelen van een incassobureau.

Incassobureaus zijn gespecialiseerd in het innen van openstaande vorderingen van debiteuren. Een incasso is een betalingsvorm waarbij men aan een ander, meestal een bedrijf of vereniging, toestemming geeft om een bepaald bedrag van uw rekening te schrijven. Het kan hierbij gaan om een eenmalige incasso of een doorlopende incasso. Bij een eenmalige incasso opdracht wordt een bedrag in zijn geheel in één keer geïncasseerd. Bij een doorlopende incasso wordt er periodiek een vast bedrag afgeschreven van de rekening van de debiteur, bijvoorbeeld bij een abonnement op een tijdschrift of een lidmaatschap bij een sportschool. Wanneer u zelf een bedrijf heeft, kan het handig zijn om uw rekeningen door een incassobureau te laten versturen.

Een incassobureau u helpen om het vorderen van mogelijke openstaande incasso’s sneller te laten verlopen. Het werk van incassobureaus bestaat uit het innen van schulden van debiteuren. Wanneer wanbetalers niet reageren op een aanmaning, verstuurt de crediteur doorgaans eerst een waarschuwing. Hierna kan deze een incassobureau inschakelen om de vordering te incasseren. Wanneer incassobureaus al het betalingsverkeer van een bedrijf op zich nemen, heet dit debiteurenbeheer. Een vordering betekent dat een schuldeiser aan zijn debiteur bekendmaakt dat een openstaand schuld nog niet voldaan is. Dit gaat meestal om het betalen van een geldbedrag, maar het kan ook gaan om het leveren van bepaalde goederen of het verrichten van bepaalde diensten. Een voorbeeld van een vordering is een incasso. Hiermee wordt een schuldenaar gevraagd een bepaald bedrag over te maken naar de rekening van de schuldeiser. Wanneer de debiteur de openstaande vordering nog niet betaald heeft binnen het aangegeven betaaltermijn, kan een schuldeiser de hulp inschakelen van een incassobureau. Incassobureaus zijn gespecialiseerd in het incasseren van openstaande vorderingen.