Het organiseren van een zomerfeest kan een uitdagende maar ook leuke ervaring zijn. Met deze evenementenplanning wordt het geheid een succes.
Stap 1: Bepaal de datum
Kies een datum waarop het zomerfeest plaatsvindt. Houd rekening met andere evenementen in de buurt en zorg dat de datum niet overlapt met belangrijke feestdagen. Tip: binnen het hoofdseizoen zal het lastiger zijn een geschikte locatie te vinden, of mensen zijn vaker op vakantie. Kies daarom liefst voor een datum in juni of september bijvoorbeeld.
Stap 2: Bepaal het thema en de locatie
Bepaal het thema van het zomerfeest en de locatie waar het gehouden zal worden. Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte heeft voor de geplande activiteiten en dat er voldoende parkeergelegenheid beschikbaar is. Of nog beter: zorg dat er op loopafstand openbaar vervoer in de buurt is. Kijk eventueel voor een evenementenorganisatie bij jou in de buurt.
Stap 3: Stel het budget vast
Bepaal hoeveel geld je beschikbaar hebt voor het zomerfeest en stel het budget vast. Wees realistisch over wat je kunt uitgeven en hoeveel kost om het evenement succesvol te maken.
Stap 4: Stel een draaiboek op
Maak een draaiboek waarin staat wat er moet gebeuren en wanneer. Houd hierbij rekening met de activiteiten, de uitnodigingen, het eten en drinken, de muziek, de versiering en de schoonmaak.
Stap 5: Regel de benodigdheden
Regel alles wat je nodig hebt voor het zomerfeest, zoals tafels, stoelen, tenten, verlichting, geluidsapparatuur en decoratie. Huur of koop deze benodigdheden op tijd, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Stap 6: Nodig gasten uit
Het belangrijkste binnen je evenementenplanning: nodig de gasten uit. Dit kun je doen door middel van een uitnodiging via de post of e-mail, of via social media. Zorg ervoor dat de uitnodiging alle belangrijke informatie bevat, zoals de aanleiding, locatie, eventueel thema, de datum en tijd, en eventuele bijzonderheden. Handig is ook als je vraagt of men eventuele afwezigheid kan melden.
Stap 7: Regel het eten en drinken
Je kunt natuurlijk een cateringbedrijf inhuren, maar goedkoper is het om zelf wat te maken. Een en ander hangt natuurlijk ook af van de grootte van je feest. Een zomerevenement leent zich bij uitstek voor een barbecue, maar houd je het liever simpel, dan kun je ook denken aan salades, brood en lekkere hapjes.
Stap 8: Veiligheid
Is het een groot evenement? Zorg voor voldoende veiligheidsmaatregelen tijdens het zomerfeest. Denk hierbij bijvoorbeeld aan EHBO’ers.
Door deze stappen te volgen, kan je een geslaagd zomerfeest organiseren waar iedereen van kan genieten. Veel succes!
